Privacyverklaring - GDPR

1. Inleiding 

WTC 't Kruisken Adegem vzw hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. 

Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. WTC 't Kruisken Adegem vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR). 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval: 

• je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring; 

• verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt; 

• vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens; 

• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is; 

• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt; 

• op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren. 

Als WTC 't Kruisken vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via WTC 't Kruisken Adegem, Bisdomstraat 2a, 9982 Sint-Jan-in-Eremo of info.kruiskensvrienden@gmail.com of via het website contactformulier.

2. Waarom verwerken wij persoonsgegevens? 

Je persoonsgegevens worden door WTC 't Kruisken Adegem vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden : 

• het voeren van de ledenadministratie en dienstverlening aan leden (contractuele grond) 

• kunnen deelnemen aan de activiteiten van WTC 't Kruisken Adegem vzw (uitvoering overeenkomst) 

• het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen. (gerechtvaardigd belang) 

• het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting) 

• het beheren van sociale media; sfeerfoto's (gerechtvaardigd belang), gerichte foto's (toestemming) 

• het beheren van de clubwebsite (gerechtvaardigd belang). 

3. Welke gegevens verwerken we? 

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen : 

• identificatiegegevens : naam, voornaam, adres, telefoon of GSM-nummer, e-mailadres 

• identiteitsgegevens uitgegeven door overheid : rijksregisternummer 

• persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, nationaliteit 

• noodnummer en naam van een contactpersoon voor noodgevallen 

• beeldmateriaal (foto's, video's) 

Wij maken in de loop van onze ritten en evenementen foto's en video-opnames van onze leden. Die gebruiken we dan voor onze website en de sociale media. Door deel te nemen aan onze evenementen en ritten, geeft u stilzwijgend toestemming om niet-geposeerde, spontane foto's en sfeerbeelden te maken en publiceren. Voor gerichte foto's hebben we volgens de privacywet uw expliciete toestemming nodig. Het gaat om groepsfoto's, close ups van de leden (in beweging), individuele foto's. 

Indien u akkoord gaat met deze privacyverklaring, gaat u ook hiermee akkoord. Indien u mogelijk fotomateriaal zou willen verwijderd zien, gelieve dan een mail te sturen naar info.kruiskensvrienden@gmail.com 

4. Wie verwerkt de gegevens? 

De gegevens worden verwerkt door het bestuur. 

5. Verstrekking aan derden 

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.  

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan degene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen. 

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek. 

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen.

Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden. 

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.  

6. Minderjarigen 

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Hierbij kunnen de volgende gegevens van de ouder of wettelijk vertegenwoordiger worden verwerkt: naam, telefoon of GSM-nummer en e-mailadres. 

7. Bewaartermijn 

WTC 't Kruisken Adegem vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. 

WTC 't Kruisken Adegem vzw verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 2 jaar na je ontslag uit de club. 

8. Beveiliging van de gegevens 

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking: 

• alle personen die namens WTC 't Kruisken vzw van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. 

• wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten; 

9. Je rechten omtrent je gegevens 

Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via het hoger vermeld adres kun je hier ons hiervoor contacteren. Tevens kunt je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. 

10. Klachten 

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): Drukpersstraat 35 1000 Brussel https:// www.gegevensbeschermingsautoriteit.be 

11. Wijziging privacyverklaring 

WTC 't Kruisken Adegem vzw kan de privacyverklaring steeds wijzigen. 

Dit document werd opgesteld op 13/03/2025.